Questionnaire d'évaluation de ma conformité réglementaire
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Socle de conformité
Disposez-vous des éléments de conformité de base suivants ?
| Oui | Non | |
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Disposez-vous du Kbis de votre entreprise ? |
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Disposez-vous des justificatifs de votre capacité professionnelle ? |
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Possédez-vous une attestation de garantie responsabilité civile professionnelle ? |
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Êtes-vous en possession d'une attestation d'adhésion à une association professionnelle agréée par l’AMF ? |
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Avez-vous une attestation URSSAF en votre possession ? |
Disposez-vous des éléments de conformité vous concernant suivants ?
| Oui | Non | |
|---|---|---|
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Disposez-vous d’une attestation d'honorabilité pour vous ? |
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A votre niveau, Avez-vous mis en place un système pour attester du suivi de votre formation continue de 15 heures par an en tant que responsable de la distribution ? |
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Disposez-vous de l'attestation de formation en LBC-FT (Lutte contre le Blanchiment de Capitaux et le Financement du Terrorisme) ? |
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Disposez-vous de l'attestation de formation en RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ? |
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Disposez-vous du justificatif de formation en fraude interne ? |
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Disposez-vous du justificatif de formation en procédure de gestion des réclamations ? |
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Disposez-vous du justificatif de formation pour l'accès aux données de santé ? |
Conformité DDA
Avez-vous mis en place vos obligations en matière de devoir d'Information ?
| Oui | Non | |
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Les mentions légales requises sont-elles présentes sur tous les supports remis aux clients/prospects ? (Site web, documents imprimés, etc.) |
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Avez-vous établi et fourni la Fiche d'Information Précontractuelle (FIP) à vos clients avant la conclusion d'un contrat d'assurance ? |
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Fournissez-vous le Document d'Information sur le Produit d'Assurance (DIPA) adapté et clair pour chaque produit d'assurance proposé ? |
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Disposez-vous des conventions comportant les niveaux de délégation avec les compagnies/courtiers grossistes ? |
Disposez-vous des fiches et questionnaires suivants ?
| Oui | Non | |
|---|---|---|
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Utilisez-vous une fiche client pour récolter les informations personnelles de vos clients ainsi que leurs consentements de base ? |
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Utilisez-vous une Fiche d'Information Client pour recueillir les informations nécessaires sur les besoins et la situation de chaque client ? |
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Disposez-vous d'une Fiche d'Information Mise en Relation Courtage pour expliquer le rôle du courtier, ses rémunérations et les conflits d'intérêts potentiels ? |
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Utilisez-vous un Questionnaire de Santé et de Prévoyance pour évaluer les besoins et les risques liés à la santé et à la prévoyance ? |
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Disposez-vous d'un Questionnaire de Garanties et de Risques pour évaluer les besoins spécifiques et le profil de risque de chaque client ? |
Avez-vous mis en place les procédures liées à la DDA ?
| Oui | Non | |
|---|---|---|
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Avez-vous mis en place une Politique de Gestion des Réclamations conforme aux directives de l'ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) ? Cette politique couvre-t-elle les processus de réception, d'enregistrement, de traitement et de suivi des réclamations ? |
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Avez-vous mis en œuvre des mesures pour identifier, gérer et éviter les conflits d'intérêts lors de la distribution de produits d'assurance |
Conformité LCB-FT
Disposez-vous des éléments de conformité suivants ?
| Oui | Non | NA | |
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Disposez-vous d'un dispositif de contrôle interne ? |
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Disposez-vous d'un guide méthodologique ? |
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Disposez-vous de la procédure de lutte contre la fraude interne et externe ? |
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Disposez-vous de la procédure de lutte contre le blanchiment - gel des avoirs ? |
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Disposez-vous de la désignation déclarant Tracfin ? |
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Disposez-vous de la cartographie des risques ? |
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Disposez-vous de l'évaluation des risques des produits ? |
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Disposez-vous de la grille d'évaluation des risques ? |
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Disposez-vous du schéma de répartition des tâches ? |
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Disposez-vous du schéma des mesures de prévention selon le risque ? |
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Disposez-vous du tableau des clignotants ? |
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Disposez-vous de la politique interne liée aux obligations légales et mesures de vigilance en matière de LBC-FT ? |
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Disposez-vous de la procédure interne pour le traitement des cas de sanctions internationales ? |
Disposez-vous des questionnaires de conformité suivants ?
| Oui | Non | |
|---|---|---|
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Disposez-vous d'un questionnaire personne morale ? |
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Disposez-vous d'un questionnaire personne physique ? |
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Disposez-vous d'un questionnaire PPE (Personne Politiquement Exposée) ? |
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Disposez-vous d'un questionnaire relatif aux prestation ? |
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Disposez-vous d'un questionnaire relatif aux bénéficiaires effectifs ? |
Disposez-vous des outils de conformité suivants ?
| Oui | Non | |
|---|---|---|
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Disposez-vous d'un outil de la vérification de la liste gel des avoirs & sanctions internationales ? |
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Disposez-vous d'un outil du contrôle LBC-FT (Lutte contre le Blanchiment de Capitaux et le Financement du Terrorisme) ? |
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Disposez-vous d'un outil de la vérification de la liste PPE (Personnes Politiquement Exposées) ? |
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Disposez-vous d'un outil de la vérification KYC (Know Your Customer) ? |
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Disposez-vous d'un outil de la vérification des bénéficiaires effectifs ? |
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Disposez-vous d'un outil de la vérification des bénéficiaires effectifs des personnes morales? |
Qu'avez-vous mis en place en terme de formation ?
| Oui | Non | |
|---|---|---|
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Est-ce que tous les membres de votre équipe, y compris le dirigeant, ont suivi une formation concernant la prévention du blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ? |
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Est-ce que votre personnel, y compris le dirigeant, est au courant des pays soumis à des sanctions et restrictions ? |
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Votre politique ou une procédure afin de rappeler les obligations légales et les mesures de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme est-elle accessible à tous les membres de votre équipe, y compris le dirigeant? |
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En cas d'opérations (souscription, gestion, flux financiers, ...) avec un pays sous sanctions, le personnel est-il formé pour les analyser ? |
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La personne en charge du suivi et de la gestion du risque lié aux sanctions internationales bénéficie-t-elle de formation et d'un accès aux informations nécessaires à l'exercice de ses fonctions ? |
Conformité Solvabilité2
Disposez-vous des éléments de conformité suivants ?
| Oui | Non | |
|---|---|---|
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Disposez-vous d'une garantie RC Professionnelle qui couvre les activités de gestion déléguées ? |
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Avez-vous établi une note d'organisation détaillant l'organigramme de l'entreprise, notamment les fonctions-clés et les responsabilités en matière de conformité à Solvabilité 2 ? |
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Avez-vous une(des) personne(s) identifiée(s) en charge du contrôle interne ? |
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Avez-vous formalisé des pouvoirs d'engagement et de signature au sein de vos équipes ? |
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Avez-vous formalisé une cartographie des risques lié à la continuité de vos activités ? |
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Existe-t-il une procédure de remontées et de suivi des incidents ? |
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Est-ce que le risque homme/femme clé a été évalué et est-il maitrisé ? |
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Des procédures/ modes opératoires de gestion sont-ils formalisés (ex.: traiter une souscription, un règlement de sinistre) ? |
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Des contrôles destinés à détecter les cas de fraude interne ont-ils été mis en place ? |
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Avez-vous élaboré et mis en place un plan de continuité de l'activité (PCA) pour assurer la résilience de l'entreprise en cas d'incidents majeurs ? |
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Etes-vous en capacité d'assurer vos activités en dehors de vos locaux de travail (ex: télétravail, site de repli, ….) ? |
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Avez-vous accès aux données/dossiers clients vous permettant de gérer votre activité normale en dehors de vos locaux (par le biais de sauvegarde, usage du cloud, dossiers stockés sur l'informatique de l'assureur etc.)? |
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Avez-vous prévu des solutions pour garantir l’accessibilité de vos services à vos clients (répondeur, reroutage des appels, …) ? |
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Avez-vous effectué des évaluations régulières du plan de continuité de l'activité et conservé les procès-verbaux de ces évaluations ? |
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Avez-vous mis en place un dispositif permettant de garantir la qualité des données, en particulier sur la connaissance client et sur leurs risques ? |
Faites-vous appel à des Subdélégataires ?
| Oui | Non | NA | |
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Disposez-vous d’une convention écrite avec chacun de vos subdélégataires, incluant les exigences réglementaires et les exigences de l'assureur au regard de l'activité confiée ? |
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Avez-vous mis en place un dispositif de contrôle interne ? (ex.: contrôles sur dossiers pour les activités déléguées) |
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Vos modalités de recours à la subdélégation sont-elles conformes avec les dispositions contractuelles qui vous lient à chacun des assureurs (par exemple : information, validation, exclusion …) ? |
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Avez-vous mis en place un dispositif de pilotage régulier des subdélégataires (instances, reporting, ….) ? |
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Exercez-vous des contrôles opérationnels et audits réguliers auprès de vos propres délégataires dans le cadre de l'activité subdéléguée ? |
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Avez-vous mis en place un dispositif de suivi de la conformité réglementaire de vos propres délégataires ? |
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Avez-vous formalisé un plan de reversibilité en cas défaillance de vos propres délégataires ? |
Procédez-vous à de l'encaissement de primes ?
| Oui | Non | NA | |
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Disposez-vous du bilan et les comptes de résultat (correspondant aux 4 premières pages de la liasse fiscale) des 2 derniers exercices ? |
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Disposez-vous du dernier rapport des Commissaires aux comptes ? |